習慣化で仕事の基礎体力づくりをする！

新社会人一年生の心得。

学校とは違い、年齢や業務内容も様々な環境で、戸惑いつつも、早速研修や、実際の業務が始まっていることでしょう。今回は、新社会人一年生や、転職して、新たな環境下で仕事をする上で習慣化しておいた方が良い基礎的なことについてお話したいとおもいます。

まず基礎的なことを習慣化してしまう

「仕事が楽しいと思えない。」新社会人のみならず、割りと多くの人がそんな気持ちを抱いています。何故でしょう。それは、態度も含め業務が習慣化するまでに至っていないからです。
なぜ習慣化しないかというと、基礎を持ってないことに関する技術だからです。基礎を知らずにいくら応用を読んでも習得・習慣化できるものではありません

簡単が故に習得しやすく、習慣化にまで持ち込みやすい。そういったものを集めました。基礎を習慣化して、応用の利く社会人能力を身につけましょう。

今日はまず前半です。

挨拶と笑顔

今さら何を？と思われるかもしれませんが、とにかく挨拶をしっかりしましょう。挨拶は大事です。
挨拶がちゃんとできる人とやらない人は、上司や顧客(特に年配)からの見え方が違います。
また、笑顔も大事です。不機嫌に見えたせいで、思わぬ行き違いが生まれることも。

仕事というのは、突き詰めると人と人との関わりの間に生まれることがほとんどです。コミュニケーションが大事なのです。まずは相手からよく思われるように「しっかりとした挨拶」と「いい笑顔」ができるようになりましょう。

敬語を使う

「早く会社や部署で上司、先輩、同僚と打ち解けたい。」と気持ちは良いことです。
しかし、学生気分の友達関係が抜けないまま、タメ口はいただけません。
社会人のマナーです。社会では通用しません。
しっかりとした敬語でなくても良いので、丁寧な話し方はできるようになった方がいいでしょう。
周りの先輩や上司の話し言葉を聞いて、真似ながら、自分の言葉にするのです。

報告・連絡・相談の技術

よく聞く『報連相』です。社会人になったらまずこれを叩き込まれます。報連相のポイントは2点。

☆トラブルほど速く伝える

トラブル情報が自らのミスが原因だった場合、度合いが大きいほど上司に伝えるのは怖いものです。
上司にひどく怒られるかも？と思うでしょう。ですが、意外と怒られたりしないものです。
叱られはするけど、怒られない。優秀な上司ほど怒りません。それは何故か。

部下がミスをした場合、上司は速やかにそれをフォローして回復しなければなりません。
それが上司の仕事です。その際、ミス発覚が早ければ早いほど柔軟に対応できるのですが、末期状態で報告を受けても上司は途方にくれてしまいます。これは上司にとっても組織にとっても損なのです。優秀な人ほどそれを理解しているので、ミスの報告に対して怒ることは有りません。

☆経過を断続的に伝える

トラブルが起こった後などは、対応の経過を伝えましょう。その際にはどのように対応して・どうなって・現状どうかの3点を報告します。これが無いと、上司からは「え？今どうなってるの？仕事してるの？」って思われます。
報告のタイミングに付いてはケースバイケースなので難しいところですが、上司から状況を尋ねられるということは、報告が遅れている状態です。なるべく先手を打って報告をしましょう。

「○○時まで対応してみて、また現状報告します」などとあらかじめ報告予告をしておくのもいいです。そうすれば上司はそれまで別の仕事に集中できますから。

自分見積もり

見積もりといっても規模の大きなものではなくて、まず最初に取り組むものは
とても小さいものです。
例えば家を建てるにしても、魔法のように全てが一瞬でできるものではありません。基礎から一つ一つを丁寧に作り、的確に組み合わせることで完成するものです。

見積もりも全く同じ考え方です。大きな仕事を小さい作業に分割し、小さい作業に掛かる時間をなるべく正確に予測し、それを集めることで大きな仕事の見積が
できるのです。

習慣化すべきことはただ1つ。作業前に作業時間を予測し、作業後にどれくらい掛かったかの実時間と突き合わせてズレを調整する。これだけです。この繰り返し。

人間は得手不得手というものがあります。プレゼンテーションが得意な人、資料を作るのが得意な人、パソコン作業が苦手な人、調べ物が苦手な人。色々あります。なので、一概に「この作業にはコレくらい掛かります」というのは予測できません。大事なのは、自分が何を得手不得手としていて、それにはどれくらいの時間が掛かるかを、なるべく正確に把握することです。

まず自分だったらどれくらいで可能か、という「自分見積もり」ができるようになりましょう。
「自分見積もり」が出来ない人は、とにかくやってはみたけど最終的に間に合わない！どうしよう！とあわててしまうのです。
「自分見積もり」が出来るようになったら、本格的に「見積もり」の勉強を始めれば良いのです。

図を描く

この場合の図が描けると言うのは、直線をまっすぐ引けるとか上手な絵が描けるとかいう技能ではありません。

人間の頭の中には、情報は整理された状態で入っていません。色んなものがゴチャゴチャになって詰め込まれています。悩んでいるときや考えがまとまらないときなどは、情報が脳内と随所に散らばっているため整理が付いていないのです。
では、整理するためにはどうするか。簡単な話で、図に書くのです。

図を描く方法はどんなものでも構いません。○と→だけで表現しても構いません。
とにかく「悩んだら図を描いてみる」ことです。図化してみるとこんがらがっている部分や問題のある部分が見えてきたり、実は悩むようなことでもなかったな、などと解るわけです。

また、他人にイメージを伝えやすくなります。

具体的な方法として「マインドマップ」がありますが、最初はそのようなものは全く必要ありません。

逆にツールに囚われすぎて自分の思うアウトプットができなくなることがあります。ノウハウよりも実践してみて下さい。 

次回は新社会人を含め社会人の誰もが経験する「質問の仕方」についてお話します。

お楽しみに☆